Tietosuojaseloste

Henkilötietosuojalaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän IX Palokan apteekki

Saarijärventie 52

40270 Palokka

(014) 3382 800

palokanapteekki@apteekit.net

Rekisteristä vastaa Palokan apteekin apteekkari Tomi Järvinen

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Ulla Tuomi

Palokanorsi 1, 40270 Palokka

(014) 3382 800

ulla.tuomi@apteekit.net

3. Rekisterin nimi

Kanta-asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kun asiakas haluaa liittyä Palokan apteekin kanta-asiakkaaksi, pyytää apteekki asiakkaan suostumuksen henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi. Kanta-asiakasrekisterin tarkoituksena on Palokan apteekin kanta-asiakkaaksi liittyneiden asiakkaiden asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä kanta-asiakkaille suunnatun markkinointiviestinnän toteuttaminen. Kanta-asiakas voi peruuttaa suostumuksensa koska tahansa ottamalla yhteyttä Palokan apteekkiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu asiakkaan kanta-asiakasjärjestelmään liittymisen yhteydessä ja/tai myöhemmin ilmoittamista ja rekisterinpitäjän apteekkitietojärjestelmään tallentamista tiedoista. Apteekkitietojärjestelmään tallennetaan kanta-asiakasohjelmaan liittyvät tiedot:

  • asiakkaan nimi ja henkilötunnus
  • asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asiakkaan ostohistoria ostokertymäalennuksen myöntämistä varten
  • tieto mahdollisesta veteraanialennuksesta
  • muu mahdollinen asiakkaan esittämä palvelun kannalta tärkeä tieto (lääkeaineallergiat, eritystoiveet palveluun liittyen)

Lisäksi kanta-asiakkaille suunnatun sähköisen viestinnän toteuttamiseksi ja kohdistamiseksi Morelex-järjestelmään tallentuvat tiedot kanta-asiakkaan ostamista reseptivapaista tuotteista sekä kanta-asiakkaan ilmoittamat mieltymykset reseptivapaisiin tuotteisiin liittyen.  Morelex-järjestelmään tallentuvat myös kanta-asiakkaan antama suostumus henkilötietojen käsittelystä sekä tekniset tiedot koskien ohjelmiston ja sovelluksen käyttöä (esim. kuinka usein olet kirjautunut sovellukseen, miltä laitteilta kirjautuminen on tapahtunut). Tietoja kerätään ja käsitellään siten, ettei ostohistoriatiedot tai sovelluksen käyttötiedot ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Paperinen kanta-asiakaslomake, jonka tiedot asiakas täyttää liittyessään kanta-asiakkaaksi. Minun Apteekkini -mobiilisovellus, johon sovelluksen lataaja syöttää tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot) sähköisessä muodossa. Mikäli kanta-asiakaslomake on täytetty ennen Minun apteekkini -sovelluksen lataamista, sovellukseen rekisteröitymisen yhteydessä annetut tiedot yhdistetään aiempiin apteekkitietojärjestelmään tallennettuihin tietoihin henkilötunnuksen perusteella. Kanta-asiakkaan asioidessa apteekissa ja tunnistautuessa kassalla, apteekkitietojärjestelmä kerää reseptivapaiden tuotteiden ostotiedot sähköisen markkinoinnin kohdentamista varten sekä ostohistorian ostoskertymäalennuksen myöntämistä varten.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Apteekki tekee kanta-asiakasmarkkinointiyhteistyötä Morelex Oy:n kanssa. Morelex Oy:lle luovutetaan ainoastaan asiakkaan kanta-asiakassopimuksen perusteella palvelun tuottamiseen tarvittavat tiedot (asiakkaan nimi, yhteystiedot, ostokertymä, reseptivapaiden tuotteiden ostohistoria, asiakkaan Minun Apteekkini -sovelluksen kautta ilmoittamat tuotemieltymykset).

Tietoja luovutetaan tietoturvallisella tavalla salasanalla suojattuna ja sellaisessa muodossa, että ostohistoriatiedot eivät ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön. Kanta-asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Apteekki voi luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

8.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin alueella.

Asiakastietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kanta-asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisena. Asiakasrekisterin tietoihin on pääsy vain apteekin henkilökunnalla. Kaikki henkilökuntaan kuuluvat ovat allekirjoittaneet ja sitoutuneet noudattamaan apteekin sisäistä tietosuojasopimusta.

A Manuaalinen aineisto

Paperiset, täytetyt kanta-asiakaslomakkeet säilytetään apteekissa arkistossa, johon on pääsy vain henkilökunnalla. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi kanta-asiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä tiedot, ellei sääntely nimenomaisesti vaadi meitä säilyttämään tietoja pidempään.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Kaikki henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Kaikki tiedot ovat suojattuja yleisesti hyväksyttyjen toimialastandardien mukaisesti. Järjestelmää suojellaan teknisin ja hallinnollisin menetelmin luvatonta käyttöä ja tietojen tuhoamista vastaan lähettämällä tietoja vain salatussa muodossa. Tietojen siirtäminen internetin välityksellä ei valitettavasti ikinä ole täysin turvallista, joten siirtyneen tiedon eheyden takaaminen sadan prosentin varmuudella ei ole mahdollista. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi kanta-asiakasohjelman yhteydessä. Tietojen käsittelyn päätyttyä tiedot poistetaan, ellei sääntely nimenomaisesti vaadi tietojen säilyttämistä pidempään.

10. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Tietojen tarkistamisen yhteydessä Palokan apteekin tulee varmistua tietoja kysyvän tahon henkilöllisyydestä. Tarkistuspyynnöt ja muut yhteydenotot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa pyydetään osoittamaan kohdassa 2 mainitulle rekisterin yhteyshenkilölle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakas voi milloin vain tarkistaa tai pyytää korjausta, päivitystä tai muutosta henkilötietoihinsa sekä vaatia niiden poistamista rekisteristä. Osa henkilötietojen poistamisesta voi johtaa siihen, että kanta-asiakkuuden perusteella myönnettävät etuudet eivät ole käytettävissä.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietojen käsittely suoramarkkinointi- ja profilointitarkoituksiin on mahdollista kieltää. Lisäksi asiakkaalla on oikeus henkilötietojen siirtämiseen eli oikeus saada kerätyt henkilötiedot jäsennellyssä, standardoidussa ja koneluettavassa muodossa itselleen ja siirtää ne edelleen toisiin järjestelmiin. Mikäli asiakas ei ole tyytyväinen tapaan, jolla Palokan apteekki on käsitellyt hänen henkilötietojaan, voi hän koska tahansa ottaa yhteyttä asian ratkaisemiseksi kansalliseen valvontaviranomaiseen  eli Suomessa tietosuojavaltuutettuun, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta http://www.tietosuoja.fi.

Kanta-asiakasohjelmaan voivat liittyä vain yli 18-vuotiaat henkilöt sekä alle 18-vuotiaat huoltajan allekirjoittamalla suostumuksella.

Palokan apteekki pidättää oikeuden muuttaa tämän selosteen ehtoja milloin vain tulevaisuudessa. Ajantasainen versio selosteesta on aina saatavilla internetsivuillamme osoitteessa www.palokanapteekki.fi. Vieraile sivuilla säännöllisesti ja tarkista ajantasaisen selosteemme kulloinenkin sisältö.